Par RCCAQ

Il se pourrait que vous ayez déjà reçu l’appel d’un représentant du Bureau du syndic de la Chambre de l’assurance de dommages (ChAD) pour une demande d’information sur un dossier d’enquête en cours. Comme la situation n’est pas fréquente, il n’est pas toujours évident de savoir comment réagir. M^e Luc Jobin du cabinet Tremblay Bois Mignault Lemay nous aide à y voir plus clair.

Le Bureau du syndic a un double mandat

Le syndic a pour mission celui de protéger le public, et il bénéficie d’un pouvoir d’investigation. Pour ce faire, il effectue les analyses et enquêtes qu’il estime nécessaires afin d’étudier toutes les situations jugées anormales qui sont portées à sa connaissance. Suite à ses investigations, le syndic peut déposer une plainte formelle devant le comité de discipline de la ChAD, lequel aura à se prononcer pour l’application de la mesure qu’il considérera pertinente.

Le Bureau du syndic détient de larges pouvoirs en matière d’analyse et d’enquête

Le syndic a le pouvoir d’exiger d’un représentant en assurance, et même de toute autre personne liée à la situation à laquelle il s’intéresse, qu’il réponde à toutes ses questions et fournisse tous les renseignements demandés. Cela inclut les renseignements personnels de clients. Il s’agit d’ailleurs de l’une des exceptions à la Loi sur la protection des renseignements personnels (art. 18). Dans toute autre situation, le représentant ne peut divulguer les données personnelles d’un client à un tiers, sans avoir obtenu au préalable l’autorisation formelle dudit client.

Vous avez l’obligation de répondre au Bureau du syndic

Le courtier a l’obligation de fournir tout renseignement demandé par le Bureau du syndic. S’il ne le fait pas, ou ne le fait pas dans un délai raisonnable, il pourrait lui être reproché d’avoir obstrué l’enquête. Ultimement, ce défaut de répondre pourrait engendrer une plainte à l’égard du représentant, suivant les articles 34 et 35 du Code de déontologie des représentants en assurance de dommages. De son côté, le Bureau du syndic n’a pas d’obligation de divulguer les détails relatifs au dossier. C’est à sa discrétion.

Les courtiers sont régis par leur code de déontologie ainsi que par le Code des professions

Bien que cela soit peu connu, certaines dispositions du Code des professions s’appliquent aux courtiers en assurance de dommages. C’est ce que nous enseigne l’article 376 de la LDPSF, portant sur l’introduction et l’instruction d’une plainte ainsi que sur les décisions et sanctions la concernant. Cette disposition fait référence aux articles 124 et suivants du Code des professions, et par conséquent, elle a une incidence sur les obligations des représentants en assurance de dommages.

Le Bureau du syndic peut communiquer avec vous par quelque moyen que ce soit

Le Bureau du syndic peut communiquer avec un courtier pour obtenir des renseignements de la façon qui lui convient le mieux : par téléphone ou par écrit. Il a aussi le pouvoir de convoquer un courtier à une rencontre. Il se peut donc que vous receviez un appel directement d’un employé du Bureau du syndic pour vous questionner sur un dossier spécifique.

Si le Bureau du syndic vous appelle, c’est parce qu’à titre de représentant en assurance de dommages dans ce dossier, c’est vous qui détenez l’information relative au dossier d’enquête. Le Bureau du syndic n’a aucunement besoin d’informer votre supérieur immédiat au préalable. Au contraire, afin d’assurer la transparence et ne pas entraver l’enquête, les discussions ont lieu directement entre le syndic et le représentant concerné.

Assurez-vous d’être bien en discussion avec le Bureau du syndic

Si vous recevez un appel du Bureau du syndic, mais avez des doutes quant à l’identité de la personne qui vous contacte, ne prenez pas de chance. Proposez-lui de le ou la rappeler au Bureau du syndic (dont vous prendrez vous-même les coordonnées sur leur site internet). Vous aurez ainsi la certitude de bien divulguer des renseignements confidentiels à une autorité en droit de les recevoir.

Vous pouvez prendre le temps de consulter vos dossiers avant de répondre

Les questions posées par le Bureau du syndic peuvent être très pointues. Bien que vous ayez l’obligation d’y répondre avec diligence, il n’est pas nécessaire d’y répondre sur le champ. Au contraire, le Bureau appréciera votre professionnalisme si vous prenez le temps de consulter le dossier en question pour lui fournir l’information la plus précise et complète possible. Cependant, si vous avez des doutes concernant la demande qui vous est faite, n’hésitez pas à consulter votre conseiller juridique ou encore le service d’assistance juridique de RCCAQ assurance.*

Le processus d’analyse ou d’enquête doit être traité discrètement

Il peut être tentant de communiquer avec les parties intéressées au dossier pour les informer suite à l’appel du Bureau du syndic. Il est très important de vous rappeler les obligations prévues à l’article 36 de votre code de déontologie, qui précise que vous ne devez d’aucune façon entraver le travail d’enquête. Selon les circonstances, intervenir auprès du plaignant de la personne qui a requis une enquête pourrait constituer une entrave au point d’être l’objet d’une plainte.