Des dispositions réglementaires s’appliquent sur la gestion des émoluments, notamment les frais et les honoraires que le cabinet facture à sa clientèle en surplus de la prime.

Établissement des frais et honoraires

Dans le contexte du traitement équitable du consommateur, les frais et les honoraires doivent être établis de façon raisonnable et justifiable.

Les articles 21 et 22 du Code de déontologie des représentants en assurance de dommages prévoient que :

♦ Le représentant en assurance de dommages, lorsqu’il n’est pas payé exclusivement sur une base de pourcentage, doit demander et accepter une rémunération ou des émoluments justes et raisonnables eu égard aux services rendus. Le représentant doit notamment tenir compte des facteurs suivants pour la fixation de sa rémunération ou de ses émoluments :

1° son expérience

2° le temps consacré à l’affaire

3° la difficulté du problème soumis

4° l’importance de l’affaire

5° la responsabilité assumée

6° la prestation de services inhabituels ou exigeant une compétence ou une célérité exceptionnelle

7° le résultat obtenu

♦ Le représentant en assurance de dommages doit aviser son client de tous frais qui ne sont pas inclus dans le montant de la prime d’assurance.

Divulgation des émoluments (frais et honoraires)

Aussi, des règles de divulgations s’appliquent lorsque certains seuils sont atteints. Les articles 4.1 à 4.4 du Règlement sur les renseignements à fournir au consommateur prévoient que :

♦ La divulgation d’un représentant (courtier) qui exige des émoluments doit se faire par écrit, préalablement à la prestation de services ou en concomitance avec elle, en indiquant :

1° les émoluments demandés

2° le fait qu’il reçoive toute autre forme de rémunération, notamment une commission, un partage de commission ou tout autre avantage auquel il a droit pour les produits qu’il lui vend ou pour les services qu’il lui rend

3° le nom du copartageant, le cas échéant

♦ Le représentant doit divulguer au client toute modification de son mode de rémunération lors de la première communication écrite qui suit la prise d’effet de la modification.

♦ Le représentant en assurance de dommages peut divulguer, postérieurement à la prestation de service (par une mention sur la facture) le fait qu’il reçoit, en plus des émoluments, toute autre forme de rémunération si les conditions suivantes sont rencontrées :

1° les émoluments sont exigés par un agent ou un courtier en assurance de dommages ou par le cabinet ou la société autonome pour le compte duquel il agit

2° les émoluments sont limités au recouvrement de frais administratifs n’excédant pas 50 $ pour la catégorie d’assurance de dommages des particuliers et 250 $ pour la catégorie d’assurance de dommages des entreprises

3° ces frais d’administration ont été déclarés au moment de la souscription du contrat

4° ces frais apparaissent séparément sur la facture

♦ Les frais et les honoraires doivent être additionnés aux fins d’établir s’il y a dépassement des seuils.

Dans tous les cas, les frais et les honoraires doivent être divulgués, de façon distincte de la prime, sur la facture à transmettre au client.

Rappel important au niveau de la taxation

Les honoraires de courtage facturés aux assurés sont exonérés de taxes (TPS/TVH et TVQ).

Extraits de l’article du RCCAQ publié le 29 octobre 2021 :

• « La fourniture d'un service financier aux fins de la TPS/TVH et de la TVQ est exonérée. Ce qui constitue un service financier est défini spécifiquement dans la Loi sur la taxe d’accise et la Loi sur la taxe de vente du Québec et comprend notamment un service qui consiste à prendre les mesures en vue de rendre un service financier ou de consentir à effectuer un service financier. Une grande partie des services offerts par les cabinets de courtage entre dans cette définition. Toutefois, cette même définition contient des exclusions spécifiques, en particulier à l’égard de ce qui peut apparaitre comme des services administratifs ou préparatoires. »
• « … le RCCAQ encourage ses membres à bien documenter ce qu’ils effectuent dans le cadre de leurs services de courtage, tant dans leur processus qu’au niveau de la documentation transmise (facturation, dépliants, etc.) aux assurés, notamment en identifiant la nature des frais facturés aux assurés comme étant une partie des frais professionnels de courtage de leur assurance et en l’énonçant clairement lors de leurs communications avec les assurés. »
• « De plus, il est de bonne pratique de bien identifier sur les factures transmises les revenus qui proviennent directement de la prestation d’un service financier (non taxables) de ceux qui ne sont pas directement liés à la prestation d’un service financier (taxables). »

Les gestionnaires sont invités à lire l’article complet.

Le cabinet devrait documenter par une politique interne les différents modes de paiement offerts à la clientèle et y indiquer les particularités, le cas échéant.

Voici quelques modes habituellement offerts :

♦ Prélèvements bancaires par l’assureur (ex. : facturation directe)

♦ Chèques, incluant les plans de financement internes (par le cabinet)

♦ Dépôts directs ou transferts bancaires (Interac)

♦ Financement de primes par une firme externe

♦ Argent comptant (il est recommandé de prévoir notamment les directives pour l’émission d’un reçu à l’intention du client ainsi que la conservation et le dépôt des sommes remises)

♦ Cartes de crédit (il est suggéré de prévoir les mesures de prévention et de prudence qui s’imposent pour assurer la protection des renseignements sensibles (ex. : favoriser le paiement par le client, interdire la conservation des numéros de cartes de crédit sous quelque forme que ce soit, éviter l’enregistrement d’appel lorsqu’on effectue la transaction pour le client et sélectionner un groupe restreint d’employés autorisé à effectuer ce type de transaction))

Le cabinet, par l’entremise du courtier, peut offrir aux assurés plusieurs modes de paiement pour acquitter les primes d’assurance, dont le financement des primes. Notons que très peu de cabinets financent eux-mêmes les primes, ils ont souvent recours à une firme externe spécialisée en financement de primes.  

Dans un contexte de gestion, des directives devraient être transmises pour soutenir les courtiers qui offrent le paiement par une compagnie de financement. Il est recommandé de rendre disponible une politique pour entre autres présenter le processus de mise en place d’une entente de financement. Les directives peuvent également être insérées à même la politique sur les modes de paiement offerts par le cabinet.

À titre d’information

Les firmes qui offrent du financement de primes sont encadrées entre autres par la Loi canadienne sur les paiements. Ces firmes doivent mettre en place une entente écrite pour présenter entre autres les conditions et obligations liées à l’offre de financement. Cette entente doit être signée par l’assuré. Une copie de l’entente devrait être conservée au dossier client.

Au niveau de l’entente de financement, voici quelques obligations à respecter par les firmes:

• Taux de financement effectif ne doit pas dépasser le seuil autorisé
• Taux annualisé doit être divulgué à l’entente
• Divulgation requise des frais et/ou honoraires
• Déclaration des conséquences en cas de non-paiement

Le cabinet (ou le courtier) n’est pas une partie prenante ni n’est lié par l’entente de financement de prime entre la firme et l’assuré. Il agit à titre d’intermédiaire entre les parties.

Voici quelques firmes offrant le financement de primes:

• PRIMACO
• First Financement de primes (incluant Financement Calico)
• Eureka
• CAFO

*Notez que le RCCAQ n’endosse aucunement la qualité des services offerts par celles-ci.*

Mise en garde pour le paiement par carte de crédit

Notez que certaines firmes offrent la possibilité de paiement par carte de crédit. Les partenaires des firmes qui offrent ce service peuvent charger des frais pour accéder à ce mode de paiement. Généralement le taux est autour de 3% pour le paiement complet.

Les courtiers devraient être sensibilisés au fait que le client devrait lui-même effectuer la transaction auprès de la compagnie de financement.

En dernier recours, à la demande du client, le cabinet pourrait permettre aux courtiers d’effectuer la transaction pour le client. Dans tel cas, les courtiers devraient être sensibilisés aux bonnes pratiques à adopter, notamment :

• Informer le client que les appels sont enregistrés, le cas échéant.
• Obtenir son consentement à procéder malgré l’enregistrement.
• Effectuer la transaction en temps réel avec le client, sans noter les informations de la carte de crédit.
• Ne jamais noter ou conserver un numéro de carte de crédit, à quelque endroit que ce soit.
• Transmettre le numéro de confirmation de la transaction au client.
• Noter le dossier client, notamment de la date de la transaction, du montant, du numéro de confirmation et du consentement du client.

Il est recommandé d’insérer ces directives à même la politique sur les modes de paiement offerts par le cabinet.

Références d’intérêts

Loi canadienne sur les paiements

Loi sur les activités associées aux paiements de détail

Règlement sur les activités associées aux paiements de détail

Le cabinet devrait documenter son processus de facturation, en tenant compte des différents modes de paiement offerts, notamment en prévoyant le rôle et les responsabilités des différents intervenants au processus, par exemple :

♦ Courtier

♦ Personnel de soutien (ex. : adjoint ou assistant)

♦ Service de la comptabilité

Pour assurer les liquidités nécessaires aux opérations courantes du cabinet, il est important d'avoir une saine gestion des recevables. Le cabinet devrait prévoir un mécanisme de suivi des recevables selon des délais déterminés, notamment par l’usage des documents suivants :

♦ Liste des recevables (âge des comptes)

♦ Relevés aux assurés

Le suivi des recevables devrait relever autant des gestionnaires que des courtiers.

Le cabinet et les courtiers doivent prendre les mesures qui s’imposent pour traiter avec rigueur et diligence les remises des crédits aux assurés, notamment les remboursements de primes.

Le cabinet devrait mettre en place une politique pour assurer une saine gestion de celles-ci. La politique devrait notamment prévoir les éléments suivants :

♦ Suivis auprès des assureurs et grossistes (notamment pour la réception des avenants)

♦ Délais pour traiter les remises (ex. : effectuer les remboursements aux assurés)

♦ Consentements pour utiliser les crédits à d’autres fins (ex. : en paiement d’une autre police ou en conservation au compte client)

♦ Mesures à suivre pour les clients introuvables ou pour les crédits de petits montants

Le cabinet devrait documenter son processus de conciliation pour les différents comptes bancaires qu’il détient, notamment le compte d’opérations courantes et le compte séparé.

Compte séparé

La gestion du compte séparé est encadrée par des dispositions législatives et réglementaires.

La politique devrait notamment prévoir :

♦ Le type de transactions permises

♦ Le registre du compte (ex. : les sommes reçues des clients)

♦ Les modalités et la fréquence de conciliation (ex. : formulaire à utiliser, incluant le registre des sommes dues au cabinet)

♦ Les documents comptables à utiliser pour effectuer la conciliation

Le gestionnaire du service de la comptabilité (ou le dirigeant responsable du cabinet) devrait assurer une vigie de la gestion des comptes bancaires, particulièrement la gestion du compte séparé, afin de veiller à ce qu’elle soit conforme aux dispositions législatives et réglementaires.

Rappelons que le compte séparé doit en tout temps démontrer un solde positif, tant en liquidité (ex. : aucune marge de crédit n’est permise) que lors d’une conciliation.

Références pertinentes

• LDPSF, articles 79 et 146
• Règlement sur l’exercice des activités de représentants, article 4 (2)
• Règlement relatif à l’inscription d’un cabinet, d’un représentant autonome et d’une société autonome, articles 2 (17, 4 (7), 6 (11) et 10 (1))
• Règlement sur la tenue et la conservation des livres et registres, articles 6 et 7
• Guide sur la gouvernance et la conformité des inscrits (AMF, 3^e édition de juin 2021, section 1.8)
• Avis relatif à la gestion des comptes séparés en application de la Loi sur la distribution de produits et services financiers (Avis 3.1 de l’AMF du 13 janvier 2012 — Vol. 9, no 2, 299 à 301)

Le cabinet devrait documenter sa procédure de gestion des paiements des primes aux assureurs et aux grossistes ainsi que les remises de taxes au gouvernement.

La procédure devrait notamment prévoir les éléments suivants :

♦ Délais de traitement

♦ Directives pour la conciliation des sommes à payer

♦ Modes de paiement possibles

♦ Conservation des pièces justificatives (ex. : documents ayant servi à concilier)

Des dispositions législatives et règlementaires encadrent le partage de commissions ainsi que le registre pour les consigner. 

Loi sur la distribution de produits et services financiers (LDPSF)

L’article 100 de la LDPSF prévoit ceci : 

♦ Un cabinet ne peut partager la commission qu’il reçoit qu’avec un autre cabinet, un représentant autonome ou une société autonome, un courtier ou une agence régie par la Loi sur le courtage immobilier (chapitre C-73.2), un courtier ou un conseiller régi par la Loi sur les instruments dérivés (chapitre I-14.01) ou par la Loi sur les valeurs mobilières (chapitre V-1.1), une institution de dépôts autorisée, une banque, une banque étrangère autorisée, une société de fiducie autorisée, un assureur ou une fédération au sens de la Loi sur les coopératives de services financiers (chapitre C-67.3)

♦ Le partage s’effectue selon les modalités déterminées par règlement

♦Le cabinet inscrit dans un registre, conformément au règlement, tout partage de commission

♦Celui qui reçoit un montant provenant d’un partage d’une commission effectué conformément au présent article n’est pas, de ce fait, tenu d’être inscrit auprès de l’Autorité en vertu du troisième alinéa de l’article 71

À noter que l’article 24 de la LDPSF prévoit qu’un représentant qui agit pour le compte d’un cabinet ou d’une société autonome ne peut recevoir un montant provenant d’un partage de commissions que par ce cabinet ou cette société.

Distinction importante entre un représentant autonome et un travailleur autonome

Le fait de se considérer comme un travailleur autonome d’un point de vue fiscal ne fait pas en sorte que l’on soit considéré comme inscrit à l’AMF. Un représentant autonome, comme prévu par la LDPSF, est un représentant certifié inscrit au titre de représentant autonome auprès de l’AMF.

Important à retenir

Peu importe les circonstances, un cabinet ne peut partager sa commission avec une entité ou une personne qui lui recommande un client. Il pourrait toutefois rémunérer l’entité ou la personne sur la base d’indication de clients, tant que la rémunération n’est aucunement liée à la conclusion d’une transaction (ex. : la mise en place d’une police d’assurance).

Notons également que les ristournes ou rabais de prime ne sont pas permis.

Enfin, de l’information sur l’indication de clients est disponible à la section portant sur la gestion générale d’un cabinet.

Registre de commission versus le partage de commission

Les articles 22 à 25 du Règlement sur le cabinet, le représentant autonome et la société autonome prévoient que :

♦ Le registre des commissions que doit tenir un cabinet, un représentant autonome ou une société autonome dans l’exercice de ses activités doit contenir, pour chaque commission, les renseignements suivants :

1° le numéro du contrat ou le nom du client, selon le cas

2° le nom du client, de l’assureur, du prêteur hypothécaire ou de toute autre personne qui lui a versé une commission

3° le relevé afférent à chaque commission ou à toute rémunération reçue par le cabinet, le représentant autonome ou la société autonome

♦ Dans le cas où le relevé prévu au paragraphe trois (3) du premier alinéa comprend tous les renseignements prévus aux paragraphes un (1) et deux (2) de cet alinéa, le dépôt du relevé au registre des commissions est suffisant.

♦ Si le cabinet est un assureur, le registre des commissions doit contenir, outre le nom de la personne à qui la commission a été payée, les renseignements prévus au paragraphe un (1) du premier alinéa.

♦ Le registre des commissions que doit tenir le cabinet, le représentant autonome ou la société autonome doit contenir, à l’égard de chaque partage de commissions, les renseignements suivants :

1° le nom des copartageants, leur adresse d’affaires et les disciplines, le cas échéant, pour lesquelles ils sont inscrits auprès de l’Autorité

2° le nom des personnes parties à la transaction, l’objet et la date de la transaction

3° le pourcentage de la commission ou le montant fixe en résultant et la façon dont la commission est répartie entre les copartageants

♦ Le paiement de la commission au copartageant ne doit pas être fait en argent comptant.

♦ Tout partage de commission doit être consigné, sans délai, au registre des commissions.

Aide-mémoire¹ sur la gestion financière

Cliquer pour obtenir la version PDF

Cet aide-mémoire vise à sensibiliser les gestionnaires de cabinets de courtage d'assurance sur quelques aspects de la gestion financière qui méritent un encadrement particulier, notamment du fait des obligations législatives et réglementaires dont ils sont assujettis.

Dans le cadre des bonnes pratiques, il est recommandé de documenter les politiques et procédures internes du cabinet notamment sur les sujets ci-après.

Référence pertinente 

• Guide sur la gouvernance et la conformité des inscrits

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^[1] Cet aide-mémoire a été conçu en collaboration avec la firme Vieira Conseil Action (VCA), dans le but d’orienter le lecteur sur les bonnes pratiques à haut niveau et en général. Le contenu n’a aucune prétention ou valeur juridique.

^[2] Cette liste ne se veut pas exhaustive; d’autres activités liées à la gestion financière pourraient être documentées.