Commandité par Soluflex
Aaahhh le fameux guide de l’employé ! Celui qui a été rédigé avec enthousiasme et passion. Celui qui est rempli de promesses et de politiques de gestion accrocheuses.
Vous le visualisez ? Eh bien… j’ai le regret de vous annoncer… qu’il nous a quittés.
En effet, nous pouvons constater que le traditionnel guide de l’employé ne se porte pas très bien. Car, bien qu’il soit encore utile, le format a mal vieilli.
Avant d’aller plus loin, j’aimerais prendre quelques instants pour vous démontrer comment et pourquoi un guide de l’employé est toujours pertinent en 2022.
Pourquoi est-ce toujours pertinent ?
Le guide de l’employé est un document et un moyen de communication encore très important de nos jours. Que vous embauchiez 5-10-15 ou 300 employés, cet outil est votre cahier de référence pour tous vos collaborateurs internes.
- L’accueil et de l’intégration des nouveaux employés: le guide de l’employé est un bel outil pour encadrer les nouveaux employés et pour les jours/semaines à venir.
- Une référence pour les employés et collaborateurs: il permet à vos collaborateurs d’obtenir un aperçu du fonctionnement dans votre organisation. Par exemple, les différentes politiques RH (vacances, rémunération, télétravail, harcèlement, etc.). C’est aussi dans ce document que l’entreprise énonce ces pratiques de gestion et établit les règles de conduite ainsi que les normes attendues vis-à-vis ses employés.
- Un pilier de la marque employeur: le guide de l’employé est souvent l’un des premiers documents officiels consultés par un nouvel employé. Nous y retrouvons toute l’information sur la culture de votre entreprise ; mission, vision, valeurs.
Un outil d’une autre époque
Comme nous avons pu le voir précédemment, le guide est toujours pertinent en 2022. Il a cependant mal vieilli :
- Le format est inadéquat: le format est peu adapté et ne répond plus vraiment aux besoins et aux habitudes de consommations des nouvelles générations de travailleurs où l’accessibilité à l’information et l’instantanéité sont valorisées.
- On passe trop de temps à chercher l'information: l’information doit être concise et facile d’accès. Elle doit être disponible, accessible et à jour au moment où vos collaborateurs en ont besoin.
- Il ne répond plus au besoin des nouvelles générations sur le marché du travail: pour les jeunes, il est primordial que les outils qu’on leur propose soient rapides, efficaces et faciles d’utilisation, sans quoi ils risquent de perdre l’intérêt.
Comme nous pouvons le constater, le contenu du manuel est réellement important.
L’enjeu réel est plutôt au niveau de l'accessibilité de celui-ci, soit au niveau du contenant.
C’est pourquoi l’avenue d’une solution mobile peut être très intéressante pour une entreprise comme vous, qui embauchiez des professionnels dans le secteur de l’assurance.
Les 5 avantages du guide de l’employé mobile
1. Il est simple, dynamique et toujours à jour!
Des règles simples et claires sont toujours plus faciles à comprendre. Encore faut-il bien les structurer pour bien s’y retrouver.
Terminé les gribouillis, les mises en page interminables à coup d’ajout, de suppression ou de saut de page. Vos documents demeurent beaux, propres et faciles à consulter.
Et comme toutes les infos se trouvent au même endroit, il y a peu de chances qu’à l’instar de son ancêtre, il accumule la poussière ou que vous ayez en main une version qui n’est pas à jour. En fait, c’est impossible!
2. Il est interactif
Fini les informations perdues parmi les tonnes de courriels reçus et envoyés !
Et en un seul clic, vos employés auront accès à tous les renseignements concernant l’entreprise.
De votre côté, vous pourrez plus facilement :
- Partager avec les employés les infos pertinentes sur l’entreprise en incluant du texte, des images, des vidéos, ou des liens externes.
- Planifier vos événements importants comme le party de Noël, votre prochaine rencontre trimestrielle ou le traditionnel BBQ de la direction.
- Souligner les anniversaires de vos collaborateurs.
Imaginez si en quelques secondes vous étiez en mesure d’annoncer à toutes vos équipes l’arrivée imminente d’un(e) nouveau(elle) collaborateur(trice) au sein de votre organisation.
Ce serait génial non ?
3. Il est plus accessible
Que ce soit à partir d’un ordinateur, d’un cellulaire ou d’une tablette, le guide de l’employé mobile est facilement accessible et peut être consulté en tout temps.
Vos équipes sont délocalisées ? Pas de problème !
Il n’est pas nécessaire d’avoir un courriel unique fourni par votre entreprise ou de passer par un VPN.
4. Il est mobile (évidemment)
Eh oui ! Même les ordinateurs commencent à perdre en popularité à l’extérieur du monde du travail. Le grand coupable ? Le téléphone intelligent. Petit et versatile, on peut l’avoir en permanence sur soi et à portée de main.
Ce nouveau moyen de communication nous permet de transmettre l’information adéquate, à la bonne personne, au bon moment.
5. Il est écologique
C’est indéniable : le virtuel est beaucoup plus écologique que sa version papier.
Souvent mis aux oubliettes, le guide de l’employé joue pourtant un rôle essentiel auprès de vos collaborateurs.
En passant au mode virtuel, non seulement vous assurerez-vous qu’ils puissent aisément consulter les règlements et lignes directrices de votre entreprise, mais vous faciliterez également la correspondance interne.
Vous êtes curieux et souhaitez prendre le virage numérique ? Rendez-vous sur notre site web www.soluflex.net/guide
Mathieu St-Amant
Président et consultant RH
Soluflex Estrie
