Au-delà des relations d’affaires qu’il entretien avec ses clients, le cabinet entretien diverses relations d’affaires pour effectuer ses activités professionnelles, notamment avec des assureurs, des grossistes, des fournisseurs de service, d’autres entreprises et à l’occasion, d’autres cabinets.
Aussi dans un contexte de développement des affaires, entre autres dans le but de promouvoir les services du cabinet ou offrir un programme d’assurance à une clientèle en particulier, certains entretiennent des relations d’affaires avec des associations, groupes ou organisations.
Les gestionnaires doivent être au fait de certaines obligations ou dispositions législatives qui peuvent s’appliquer face à certaines relations d’affaires du cabinet afin de veiller au respect de celles-ci.
Ententes avec les fournisseurs
Dans le cadre de ses activités, le cabinet transige avec différents types de fournisseurs, par exemples pour son système d’exploitation « BMS pour l’hébergement de ses données », sa gestion informatique, ses besoins fiscaux ou juridiques, ses représentations, etc.
Aussi, un cabinet peut choisir d’impartir des activités à l’externe, notamment certains aspects de la gestion des ressources humaines ou sa gestion financière.
Peu importe le genre de service qu’il obtient de fournisseurs externes, dès que ceux-ci visent ou affectent les données personnelles ou sensibles de clients et d’employés ou les données du cabinet, les gestionnaires devraient veiller à ce que des ententes écrites et signées soient en place. Ces ententes devraient prévoir des dispositions pour assurer la confidentialité et la non-divulgation de ce type de renseignement, dont les attentes face à la protection de ceux-ci, les responsabilités du fournisseur à cet égard et les règles de divulgations en cas d’atteinte à la protection du renseignement détenu.
Une bonne pratique suggérée est de valider les références ou la capacité d’agir du fournisseur avant de lui octroyer un mandat.
Les ententes avec les fournisseurs devraient être conservées dans un endroit sécurisé et accessible à certains gestionnaires, de façon à pouvoir les produire ou les consulter au besoin.
Ententes de distribution (assureurs et grossistes)
Les ententes de distribution visent habituellement les « contrats d’agence ». Ces ententes sont conclues généralement avec les assureurs et grossistes. Celles-ci balisent les activités générales de distribution des produits et services en assurance, notamment les normes de souscription (ex. les produits accessibles, les seuils de volume requis, le pouvoir de lier, etc.) et les conditions liées à la rémunération dont le commissionnement (les bonifications et les ratios à respecter pour y accéder).
Ces ententes sont généralement écrites et signées. Elles devraient être conservées dans un endroit sécurisé et accessible à certains gestionnaires, de façon à pouvoir les produire ou les consulter au besoin.
Programmes spéciaux et ententes de partenariat
Dans un contexte de développement des affaires, certains cabinets mettent en place des programmes d’assurance ou ententes de partenariat pour desservir entre autres des clientèles, associations ou groupes ayant des besoins particuliers ou communs.
Des ententes écrites et signées devraient être mises en place pour baliser notamment les attentes, les rôles et les responsabilités à l’égard du partenariat. Les gestionnaires doivent s’assurer que les ententes protègent l’indépendance d’agir quant aux activés de distribution des produits et services en assurance.
Dans le cas où des renseignements personnels ou sensibles seraient partagés entre les parties aux ententes, celles-ci devraient prévoir les règles de divulgation aux consommateurs ou entités visées par le partage de renseignements ainsi que les mesures pour obtenir le consentement de ceux-ci à l’égard du partage. Les ententes ne doivent en aucun temps relever le cabinet de ces obligations à l’égard des obligations qui lui incombent et incombent à ses courtiers à l’égard des divulgations à effectuer et consentements à obtenir et conserver.
Dans le cas d’un programme d’assurance spécialement conçu par exemple pour une clientèle ciblée, les gestionnaires doivent s’assurer que les attentes quant au rôle du courtier demeurent intactes, notamment de recueillir l’information nécessaires à connaitre son client, de procéder à l’analyse des besoins de ses besoins, dans le but de lui offrir un produit d’assurance adapté à ses besoins. Par ailleurs, advenant que le programme n’offre pas le produit adapté aux besoins du client, le courtier doit avoir l’indépendance d’agir afin d’offrir au client le produit le mieux adapté, par exemple par un produit d’assurance offert hors du programme.
Aussi, le partage de commissions n’étant permis qu’entre inscrits à l’Autorité, les gestionnaires doivent veiller à que la rémunération qui découle des ententes, par exemple liée à l’indication de clients ou au référencement de prospects, respectent les exigences législatives et réglementaires. Le volet de la rémunération suivant l’indication de clients est traité à la section sur les représentations et sollicitations.
Liens d’affaires
L’Autorité souhaite renforcer son rôle de régulateur en obtenant des renseignements pertinents sur les inscrits (représentant autonome, cabinet, société autonome), ainsi que sur leurs relations avec les différents intervenants de l'industrie.
Un cabinet doit divulguer le nom des personnes physiques et des personnes morales avec qui il a un lien dans le cadre de ses activités régies par la LDPSF.
À titre d’information, voici les différents types de liens d’affaires à déclarer :
- Les actionnaires, les personnes autorisées et les administrateurs du cabinet;
- Les ententes avec les autres entreprises (notamment les assureurs, les grossistes, les autres inscrits);
- Les adresses d'affaires (principal établissement et les succursales s’il y a lieu).
La gestion des divulgations des liens d’affaires s’effectue généralement par les services en ligne (SEL) de l’Autorité. Les liens d’affaires déclarés sont accessibles pour consultation et révision aux gestionnaires ayant les droits d’accès au SEL.
Par ailleurs, tous les liens d’affaires du cabinet doivent être divulgués à l’Autorité à l’inscription du cabinet ou lors d’un changement au cours de l’année et révisés annuellement au moment d’effectuer le maintien de l’inscription.
Voici des exemples d’ententes générant des liens d’affaires à déclarer:
- Ententes de distribution;
- Ententes pour la fourniture de services;
- Ententes de prêts ou financement;
- Ententes de partage de commissions;
- Ententes d’indication de clients;
- Ententes de franchises, ex. franchiseurs ou franchisés.
Les liens d’affaires ne doivent en aucun temps influencer les activités de distribution des produits et services en assurance. Dans la gestion des liens d’affaires, la haute direction et le dirigeant responsable doivent protéger l’indépendance d’agir tous les gestionnaires, employés et courtiers du cabinet. Ils doivent mettre en place un environnement permettant d’éviter toute ingérence et conflit d’intérêts du fait d’un lien d’affaires dans les opérations courantes du cabinet.
L’Autorité met à la disposition des gestionnaires de cabinet un feuillet d’accompagnement pour faciliter la gestion des liens d’affaires. Celui-ci est disponible sur son site Internet via le lien suivant.
Enfin, la LDPSF et quelques-uns de ses règlements d’application comportent des dispositions et exigences à l’égard des liens d’affaires qu’un cabinet peut entretenir avec les assureurs pour lesquels il offre des produits et services en assurance, notamment quant aux liens de propriété, au financement octroyé et à la concentration des volumes d’affaires en assurance des particuliers.
Actionnariat d’un assureur
Notez que le texte de cette section a été extrait du site de l’Autorité (sauf la référence en aux autres articles de la LDPSF et deux de ses règlements.
Pour se qualifier à titre de cabinet de courtage en assurance de dommages, le cabinet doit respecter les conditions suivantes :
- Ne pas être un assureur;
- Avoir un capital conforme à l’article 150[1] de la LDPSF. Cet article énonce qu’aucune institution financière, aucun groupe financier et aucune personne morale qui leur est liée ne peut détenir :
- Soit une participation lui permettant d’exercer plus de 20 % des droits de vote afférents aux actions émises par ce cabinet;
- Soit une participation représentant plus de 50 % de la valeur des capitaux propres.
De façon générale, les capitaux propres réfèrent aux fonds investis en permanence dans l’entreprise par les actionnaires. Ils sont augmentés ou diminués des bénéfices et des pertes accumulés d’un exercice à l’autre et n’ayant pas été distribués aux actionnaires. En vertu des articles 83.1 et 150 de la LDPSF, il faut également exclure les actions ne comportant ni droit de vote ni droit de partager le reliquat des biens du cabinet en cas de liquidation (généralement désignées à titre d’actions « privilégiées »). Veuillez noter qu’il s’agit d’une définition générale et que des particularités pourraient s’appliquer selon votre situation. Nous vous invitons à en discuter avec votre comptable et/ou vos conseillers juridiques.
De plus, le formulaire de qualification requiert le nom de l’institution financière (ou du groupe financier ou de la personne morale qui leur est liée) qui détient une participation en actions émises par le cabinet représentant plus de 20 % de la valeur des capitaux propres du cabinet.
Prêts et autres formes de financement d’un assureur
Il est permis pour un assureur d’octroyer un prêt ou une autre forme de financement à un cabinet (ex. pour l’acquisition d’un autre cabinet, d’un logiciel, de matériel informatique ou de bureau, etc.). Comme mentionné précédemment, ceux-ci ne doivent en aucun temps affecter l’indépendance d’agir des gestionnaires, employés et courtiers du cabinet à l’égard de l’offre de produits et services en assurance. Aussi, ils doivent être déclarés à l’Autorité et doivent faire l’objet de divulgations auprès du consommateur.
Concentration de volume en assurance des particuliers
L’article 2 du règlement sur le courtage en assurance de dommages prévoit que le courtier en assurance de dommages qui offre directement au public un produit appartenant à l’une des catégories visées au premier alinéa de l’article 1 doit, avant de s’enquérir de la situation de son client conformément au premier alinéa de l’article 27 de la LDPSF (chapitre D-9.2), lui divulguer le nom de tout assureur auprès duquel l’ensemble des risques placés représente 60% et plus du volume total des risques placés en assurance de dommages des particuliers par lui, à titre de représentant autonome, ou par le cabinet ou la société autonome pour le compte duquel il agit, calculé sur la base de valeur de primes souscrites annualisées au 31 décembre de chaque année, ainsi que ce pourcentage.
L’article 26 de la LDPSF et les articles 4.8 à 4.13 sur le règlement à fournir au consommateur prévoient également des exigences de divulgation à l’égard de la concentration de volume en assurance des particuliers, notamment lorsque 60 % et plus des risques en assurance des particuliers sont placés auprès d’un même assureur ou d’assureurs du même groupe financier.
Une validation annuelle du niveau de concentration doit être effectuée afin de se conformer à cette exigence. Une procédure devrait être mise en place afin de valider annuellement le niveau de concentration. Celle-ci devrait notamment prévoir les critères qui serviront d’année en année à produire le fichier qui permettra d’établir le niveau de concentration. Advenant un changement dans la situation de concentration du cabinet, selon le cas les gestionnaires doivent veiller à mettre en place la procédure de divulgation appropriée ou cesser la divulgation. Les courtiers devront alors être informés sur les attentes à leur égard.
Divulgations des liens d’affaires et de la concentration du volume en assurance des particuliers
Des obligations de divulgations s’appliquent tant au cabinet qu’aux courtiers. Comme mentionné, elles visent les liens d’affaires financiers, soit les liens de propriété et les prêts ou autres financements ainsi que la concentration en assurance des particuliers.
Notons que les divulgations de concentration de volume en assurance des particuliers ne s’appliquent pas à un client en assurance des entreprises.
Pour faciliter la compréhension des divulgations à effectuer, l’Autorité met à la disposition des cabinets un tableau des divulgations. Ce tableau expose les attentes du régulateur face aux divulgations à être effectuées par le cabinet et celles que doivent effectuer les courtiers. Celui-ci est disponible sur son site Internet via le lien suivant.
Les gestionnaires du cabinet sont invités à consulter la LDPSF, les divers règlements identifiés dans cette section ainsi que le tableau pour mettre en place la procédure et les directives de divulgations à être effectuées au sein du cabinet.
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[1] La LDPSF prévoit d’autres articles sur les exigences et obligations à l’égard de la qualification d’un cabinet. Aussi, des dispositions sont prévues au règlement sur le courtage en assurance de dommages et le règlement sur les renseignements à fournir au consommateur.
